Online-Antrag einrichten und Anträge freigeben

Am Ende habt ihr einen Link, den ihr weitergeben könnt. Jeder eingehende Antrag landet in der Liste der Aufnahmeanträge (Abschnitt 2.2), in der ihr ihn mit einem Klick annehmt oder mit Begründung ablehnt. Die Mitgliedsnummer vergibt das System erst bei der Aufnahme.

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Bevor ihr beginnt

• Die Mitgliedsarten sind angelegt (Abschnitt 1.3, Schritt 1). Wer den Antrag ausfüllt, sieht nur die Mitgliedsarten, die zu diesem Zeitpunkt existieren.
• Eine E-Mail-Adresse des Vereins, unter der ihr erreichbar seid. Interessenten werden per E-Mail benachrichtigt.

1Mitgliedsarten prüfen

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Das sind eure Beitragsgruppen. Der Interessent wählt später im Antrag eine davon aus, und der Beitrag hängt daran. Wie ihr sie anlegt, steht in Abschnitt 1.3; hier nur der Blick auf die Liste: Steht jede Art drin, die ein Neuer wählen darf, mit dem richtigen Namen? Arten, die nur intern gelten, etwa Ehrenmitglied, setzt ihr auf inaktiv, dann tauchen sie im Antrag nicht auf.

2Online-Antrag einschalten

Der Reiter heißt im Titel „Online-Beitrittsantrag“. Solange er ausgeschaltet ist, steht dort: „Der Online-Antrag ist ausgeschaltet. Es gibt zurzeit keinen öffentlichen Link.“

Klickt auf Online-Antrag einschalten. Das System erzeugt sofort einen Link. Danach seht ihr:

• ein Feld Öffentlicher Link mit einer langen Internetadresse, daneben Kopieren,
• darunter den Satz „Diesen Link auf eure Website stellen, per QR-Code aushängen oder verschicken.“,
• die Knöpfe Neuen Link erzeugen und Ausschalten.

3Link verteilen

Klickt auf Kopieren. Der Knopf bestätigt kurz mit „Kopiert“. Fügt den Link dort ein, wo eure Interessenten ihn finden:

• auf der Vereinswebsite als Knopf „Mitglied werden“,
• als QR-Code auf Flyer, Aushang oder Vereinsheim-Tafel,
• in einer E-Mail oder Messenger-Nachricht an Interessenten.

Denselben Link könnt ihr beliebig oft weitergeben. Er bleibt gültig, bis ihr ihn ausschaltet oder einen neuen erzeugt.

4Was der Interessent sieht

Der Link öffnet eine öffentliche Seite ohne Anmeldung. Sie trägt den Namen eures Vereins in der Überschrift, etwa „Mitglied werden bei Musterverein“, darunter: „Bitte fülle das Formular aus. Der Vorstand prüft deinen Antrag und meldet sich per E-Mail bei dir.“

Das Formular fragt ab:

• Vorname, Nachname, E-Mail (Pflicht)
• Geburtsdatum, Telefon
• Straße und Hausnummer, PLZ, Ort
• Gewünschte Mitgliedsart (Auswahl aus euren Mitgliedsarten)
• Nachricht an den Verein (freiwillig)

Eine Bankverbindung fragt das Formular nicht ab. Sie kommt später mit dem SEPA-Mandat, das ihr am aufgenommenen Mitglied einholt.

Nach Antrag absenden liest der Interessent: „Vielen Dank! Dein Aufnahmeantrag ist eingegangen. Der Vorstand prüft den Antrag und meldet sich per E-Mail. Du musst nichts weiter tun.“

Schickt jemand den Antrag versehentlich zweimal ab, ersetzt der zweite den ersten, solange dieser noch nicht entschieden ist. Es entstehen keine Doppel-Anträge.

5Anträge prüfen und freigeben

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Alle offenen Anträge stehen in einer eigenen Liste. Dort nehmt ihr sie mit Aufnehmen an oder lehnt sie mit Ablehnen und Begründung ab; mehrere auf einmal mit Markierte annehmen. Die Liste, die Aktionen und was die Aufnahme nicht tut, beschreibt Abschnitt 2.2.

6Link später ändern oder abschalten

• Neuen Link erzeugen, wenn der alte in falsche Hände geraten ist oder eine Aktion beendet wird. Der bisherige Link ist damit sofort ungültig, verteilte QR-Codes müssen neu gedruckt werden.
• Ausschalten, wenn ihr vorübergehend keine Anträge annehmt. Wer den Link dann öffnet, liest, dass der Aufnahme-Link zurzeit nicht aktiv ist.

Bereits eingegangene Anträge bleiben in beiden Fällen in der Liste erhalten.

Was danach kommt

• Aufnahmeanträge: die Liste und die Entscheidung je Antrag in Abschnitt 2.2.
• Zugang für Mitglieder: Jedes aufgenommene Mitglied könnt ihr in seinen eigenen Zugang einladen, Abschnitt 2.4.
• SEPA-Lastschrift: Gläubiger-ID, Bankverbindung und Mandatstext richtet ihr in Abschnitt 1.9 ein; das Mandat holt ihr danach je Mitglied ein.