Sport machen statt Excel füllen.Vereinssoftware für Sportvereine
Vom 30-Mitglieder-Tennisverein bis zum 800-Mitglieder-Mehrspartenverein — verein.xhub fokussiert auf das, was im Sportalltag wirklich zählt: saubere Mitgliederlisten, automatisierte SEPA-Beiträge, eine schmerzlose DOSB-Bestandserhebung. Kostenlos bis 50 Mitglieder, monatlich kündbar darüber.
Was ist ein Sportverein — und was bedeutet das für die Software?
Ein Sportverein ist nach §52 Abs. 2 Nr. 21 AO eine gemeinnützige Körperschaft, deren Satzungszweck die Förderung des Sports ist. In Deutschland gibt es rund 87.000 Sportvereine mit 27 Millionen Mitgliedschaften, organisiert im DOSB (Deutscher Olympischer Sportbund) und 16 Landessportverbänden. Auf Vereinsebene zentral: der eingetragene Verein (e.V.) im Vereinsregister, der nach BGB §26 vertretungsberechtigte Vorstand und die jährliche Mitgliederversammlung als oberstes Organ.
Steuerliche Privilegien hängen an der Gemeinnützigkeit: Mitgliedsbeiträge sind nicht umsatzsteuerpflichtig, Spenden mit Spendenbescheinigung nach §10b EStG absetzbar, Übungsleiter erhalten bis 3.000 € pro Jahr steuerfrei nach §3 Nr. 26 EStG. Die DOSB-Bestandserhebung ist Pflicht — Stichtag 1. Januar, Meldung bis Ende März, die Daten fließen in die Bezuschussung durch Landessportbünde.
Vereinsstrukturen reichen vom 30-Mitglieder-Tennisclub über Fußballvereine mit eingetragener Jugendabteilung bis zu Mehrspartenvereinen (Turnen, Schwimmen, Leichtathletik, Volleyball) mit über 1.000 Mitgliedern. Jeder Typ hat eigene Anforderungen an die Software — der Tennisverein braucht Platz-Buchung und Trainerstunden-Tracking, der Mehrspartenverein interne Verrechnung zwischen Sparten und Sub-Vereinen. verein.xhub bildet beides ab, ohne dass du Module einzeln zubuchen musst.
Drei Pain Points, die jeder Sportverein kennt.
Wir haben in der Beta-Phase mit Sportvereins-Vorständen gesprochen. Das hier sind die drei Themen, die immer als erstes kommen.
Die DOSB-Bestandserhebung wird zum Wochenend-Marathon
Jedes Jahr Mitte März: Excel-Listen aus drei Abteilungen zusammenführen, B-Nummern nachpflegen, Übungsleiter doppelt erfassen, am Ende Format-Fehler beim Upload zum Landessportbund. Drei Wochenenden gehen drauf — für eine Pflicht-Aufgabe, die niemand spannend findet.
Beitragsstaffeln werden in Excel unverwaltbar
Aktive zahlen anders als Passive. Familien bekommen einen Cap. Studenten haben einen Rabatt. Jugend zahlt unter 18. Ehrenmitglieder zahlen nichts. Bei 200 Mitgliedern und 4 Abteilungen ist die Beitrags-Excel-Tabelle nach drei Monaten so verschachtelt, dass keiner mehr durchblickt — schon gar nicht die nächste Kassenwart-Generation.
Trainingspläne und Anwesenheit laufen über WhatsApp
„Wer kommt heute zum Training?“ Drei WhatsApp-Gruppen, fünf parallel laufende Termin-Doodles, zwei Trainer mit veralteten Listen. Wenn dann mal ein Versicherungsfall passiert, kann niemand sicher sagen, wer in der Halle war.
Wie verein.xhub den Sportalltag löst.
Vier Funktionen, die speziell für die DACH-Sportvereinslandschaft gebaut sind — nicht generisch zugeschnitten.
DOSB-Bestandserhebung auf Knopfdruck
Stichtag 1. Januar einstellen, Export-Button drücken, fertig: XML- und Excel-Datei im Format, das Landessportbund und Fachverband direkt akzeptieren. B-Nummern werden automatisch zugeordnet, Übungsleiter klar von Mitgliedern getrennt. Was vorher drei Wochenenden gedauert hat, dauert eine Stunde.
Beitragsstaffeln für Sportverein-Realität
Eingebauter Editor für Aktive/Passive, Familien-Cap (z. B. ab 3. Familienmitglied beitragsfrei), Senioren- und Studenten-Rabatte, Jugend-Tarife unter 18 sowie Ehrenmitgliedschaften. Beitrags-Bescheide werden automatisch korrekt erstellt — auch bei der jährlichen Beitragserhöhung.
Trainings- und Mannschafts-Modul
Mannschaften pro Abteilung anlegen, Trainings als wiederkehrende Termine planen, Anwesenheit per Mobile-App vom Trainer schnell erfassen. Versicherungsrelevant: jederzeit nachvollziehbar, wer wann am Training war.
Übungsleiterpauschale §3 Nr. 26 EStG
Stundennachweis pro Übungsleiter, automatische Berechnung der Pauschale (3.300 € seit 2025), klare Trennung zwischen pauschal- und sozialversicherungspflichtigem Aufwand. Zum Jahresende ein Klick → Steuerberater-Export.
So sieht ein Vereinsjahr im Sportverein mit verein.xhub aus.
Vier Quartale, vier Schwerpunkte — und die Software fasst alle administrativen Pflichten in einem Dashboard zusammen.
Jahreshauptversammlung im Februar oder März — Einladungen 4 Wochen vorher BGB-konform per E-Mail, Tagesordnung mit Beschlusspunkten, Stimmberechtigte automatisch ermittelt. DOSB-Bestandserhebung Stichtag 1. Januar — auf Knopfdruck CSV-Export mit Aktiven, Passiven, Altersstruktur und Übungsleitern für den Landessportbund-Upload bis 31. März.
Saisonbeginn Sommersport — neue Mitglieder via Online-Beitrittsformular, automatische Mannschafts-Zuordnung, SEPA-Lastschrift-Mandat beim Beitritt eingeholt. Erster Beitragseinzug zum Quartalsende mit Pre-Notification 14 Tage vorher. Trainings- und Spielplanung im Vereinskalender mit Verfügbarkeits-Abfrage je Mannschaft.
Trainingslager, Vereinsfeste, Sommerturniere — Termine im Kalender mit Anmelde-Tracking, Eintrittsgelder via SEPA oder Stripe, Spenden-Sammelaktionen. Saisonwechsel: Mannschafts-Zuordnungen anpassen, Übungsleiter-Stunden für die Halbjahres-Abrechnung exportieren.
Beitragslauf für das Folgejahr, Mahnstufen für Rücklastschriften automatisiert. Spendenbescheinigungen für Jahresend-Spenden im BMF-Vordruck §10b EStG. Übungsleiter-Pauschalen abrechnen — bis 3.000 € steuerfrei nach §3 Nr. 26 EStG. Vorbereitung der nächsten Jahreshauptversammlung mit Tagesordnung und Beschluss-Vorlagen.
Bei uns macht die Bestandserhebung 2026 nicht mehr drei Wochenenden, sondern eine Stunde — und der neue Kassenwart hat sich in zwei Wochen eingearbeitet, statt in zwei Monaten.
Beispielhafter Sportverein aus dem Beta-Programm. Echte Vereinslogos und Namen folgen nach Public Launch.