Spielen statt Stimmen sortieren.Vereinssoftware für Musikvereine
Vom 25-Personen-Spielmannszug bis zum 200-köpfigen Blasorchester — verein.xhub bringt Register, Notenarchiv und Auftrittsplanung in eine Plattform. Damit der Dirigent dirigieren kann und der Schriftführer nicht den ganzen Sonntag mit Excel kämpft.
Was ist ein Musikverein — und welche Pflichten kommen damit?
In Deutschland gibt es rund 130.000 Musikvereine mit 1,6 Millionen aktiven Musikerinnen und Musikern, organisiert in der Bundesvereinigung Deutscher Musikverbände (BDMV) und ihren 22 Landesmusikverbänden. Die Bandbreite reicht von 30-köpfigen Spielmannszügen über klassische Blasorchester und Streichensembles bis zu großen Männerchören und Kirchenchören mit jahrhundertealter Tradition.
Steuerlich sind Musikvereine nach §52 Abs. 2 Nr. 5 AO als gemeinnützige Förderer von Kunst und Kultur anerkannt. Damit gelten Mitgliedsbeiträge als nicht umsatzsteuerpflichtig, Spenden sind nach §10b EStG absetzbar, und bei Konzerten mit Eintrittsgeldern greift der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 %. Die jährliche Bestandsmeldung an den BDMV und Landesmusikverband ist Pflicht — abgefragt werden aktive vs. fördernde Mitglieder, Altersstruktur, Jugendarbeit und Anzahl der Auftritte.
Operativ unterscheidet sich der Musikverein vom typischen Sportverein durch das Register-Modell (1. Klarinette, 2. Klarinette, Holz, Blech, Schlagwerk) und das digitale Notenarchiv mit Stimm-Mappen-Verwaltung. Hinzu kommen GEMA-Pflichten bei jedem Konzert mit fremdem Repertoire, urheberrechtskonforme Notenkopien und die enge Verzahnung mit kommunalen Auftrittsanlässen — Beerdigungen, Standkonzerte, Adventskonzerte, Karnevalsumzüge.
Drei Pain Points, die Musikvereine zu Wahnsinn treiben.
Wir haben mit Vorständen aus BDMV-organisierten Vereinen gesprochen — diese drei Themen kommen in jedem Gespräch.
Register und Stimmen verwalten in Excel
1. Trompete, 2. Trompete, 3. Trompete, dann 1. und 2. Posaune, dann B-Klarinette, Es-Klarinette, Saxophon-Stimmen … Bei 80 Mitgliedern und 30 Stimm-Positionen ist die Excel-Tabelle so verschachtelt, dass der Vize-Dirigent zwei Stunden braucht, um zu sehen, wer in welchem Stück welche Stimme spielt. Bei jedem Eintritt und Austritt geht es von vorne los.
Notenarchiv versinkt im Vereinsschrank
Über 30 Jahre angesammelte Notenmappen mit 200+ Stücken, jeweils mit allen Stimmen. Wer hat welche Mappe? Welche Stimmen fehlen? Die Sopran-Stimme zur Polonaise von 1987 hat seit drei Probenwochen niemand gefunden. Der Notenwart führt eine Karteikarte — und ist seit zwei Jahren überlastet.
Auftrittsplanung über drei WhatsApp-Gruppen
Frühschoppen, Standkonzert, Beerdigung, Hochzeit, Jubiläum eines Schützenvereins — pro Jahr 25–40 Auftritte, jeder mit Verfügbarkeits-Abfrage über WhatsApp. Wer kann? Wer nicht? Antworten verschwinden im Chat-Verlauf. Spätestens beim dritten Schützenverein-Jubiläum weiß keiner mehr, welche Stimme an welchem Termin nicht besetzt ist.
Wie verein.xhub den Probenraum entlastet.
Vier Funktionen, die wir gezielt für Blas- und Streichorchester sowie Chöre eingebaut haben.
Register- und Stimm-Modell
Mitglieder werden Registern (Holz, Blech, Schlagwerk) und Stimmpositionen (1. Trompete, 2. Trompete, …) zugeordnet. Mehrfachzuordnung möglich, weil viele Musiker mehrere Stimmen können. Filterungen wie „Wer spielt 1. Klarinette?“ oder „Welche Stimmen fehlen heute?“ sind ein Klick — kein Excel-Suchen mehr.
Digitales Notenarchiv
Stücke werden mit Komponist, Schwierigkeitsgrad und Genre erfasst. Pro Stück lässt sich die Stimm-Mappen-Verteilung tracken: wer hat welche Stimme aktuell zuhause. Beim Probenende wird automatisch erinnert. Urheberrechts-Verwaltung mit GEMA-Status pro Stück.
Auftrittsplanung mit Verfügbarkeit
Termine im Vereinskalender mit Verfügbarkeits-Abfrage pro Mitglied. Antworten landen direkt im System, nicht in fünf WhatsApp-Gruppen. Auf einen Blick zeigt das Dashboard: „Beerdigung am 14.09. — alle Stimmen besetzt“ oder „Standkonzert am 22.09. — 1. Trompete fehlt“.
BDMV-Bestandsmeldung
Die jährliche Bestandsmeldung an den Bundesverband der Deutschen Musikverbände wird auf Knopfdruck als CSV/Excel exportiert. Aktive vs. fördernde Mitglieder, Altersstruktur, Jugendarbeit (60 % der BDMV-Vereine haben Jugendabteilungen) — alles korrekt vorbereitet.
So sieht ein Vereinsjahr im Musikverein mit verein.xhub aus.
Vom Probenstart im Januar bis zum Adventskonzert — die Software trägt den administrativen Unterbau.
Probenphase mit neuen Stücken — Notenarchiv-Verteilung der Stimm-Mappen pro Register, GEMA-Anmeldung für anstehende Konzerte vorbereiten. Jahreshauptversammlung im März, BDMV-Bestandsmeldung mit aktiver/fördernder Mitgliederstruktur, Altersstruktur und Jugendgruppenanzahl auf Knopfdruck als Excel-Export.
Frühjahrskonzert-Saison — Auftritte im Vereinskalender, Verfügbarkeits-Abfrage je Register über die Mitglieder-App. Eintrittsgelder via SEPA oder Stripe einziehen. Konzert-Plakate, GEMA-Anmeldungen und Ehrungen für langjährige Mitglieder im Backlog.
Sommerpause der Proben, Open-Air-Auftritte und Standkonzerte — Termine mit kurzfristiger Verfügbarkeits-Abfrage, weil im Sommer viele auf Reisen sind. Spielmannszug-Karnevalsproben starten bereits im September. Notenarchiv-Inventur: welche Stimm-Mappen sind noch ausgeliehen?
Adventskonzert-Saison ist Hauptauftrittszeit — drei bis acht Auftritte in vier Wochen, parallel Probenarbeit. Spendensammlung beim Konzert mit Spendendose oder QR-Code für Stripe-Spende, Spendenbescheinigungen für Jahresende. Jahresplanung Q1 mit BDMV-Meldung-Vorbereitung.
Unser Notenwart hat zum ersten Mal seit zehn Jahren wieder Sonntag frei. Und keine Polonaisen-Sopran-Stimme verloren.
Beispielhafter Musikverein aus dem Beta-Programm. Echte Vereinslogos und Namen folgen nach Public Launch.