Kultur machen statt Quittungen schreiben.Vereinssoftware für Kulturvereine
Vom 30-Mitglieder-Kunstverein bis zum 500-köpfigen Heimatkreis — verein.xhub fokussiert auf das, was im Kulturbetrieb zählt: Spendenverwaltung mit Zuwendungsbestätigung und Bankabgleich, Veranstaltungs-Ticketing, Förderprojekte sauber dokumentiert. Damit ihr Konzerte spielt, Lesungen kuratiert und Ausstellungen plant — statt Excel-Listen zu pflegen.
Was ist ein Kulturverein — und welche Besonderheiten hat er?
Kulturvereine bilden in Deutschland eine vielfältige Landschaft: Heimat- und Geschichtsvereine, Theatervereine, Literaturkreise, Foto- und Kunstgesellschaften, Brauchtumsvereine und Kulturhaus-Trägervereine. Schätzungen gehen von rund 30.000 Kulturvereinen aus, oft kleinteilig mit 50–300 Mitgliedern, ehrenamtlich geführt und stark spendenabhängig.
Steuerlich firmieren Kulturvereine nach §52 Abs. 2 Nr. 5 AO als gemeinnützige Förderer von Kunst und Kultur. Damit sind Mitgliedsbeiträge nicht umsatzsteuerpflichtig, Spenden nach §10b EStG absetzbar, und der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 % greift bei Eintrittsgeldern für Lesungen, Konzerte oder Ausstellungen. Anders als Sport- oder Musikvereine gibt es keinen einzelnen Dachverband — Förderquellen sind Stiftungen, Kommunen, Kulturämter und private Spender.
Operativ kennzeichnen Kulturvereine drei Themen: Veranstaltungs-Management (Lesungen, Vernissagen, Konzerte, Stadtrundgänge) mit Anmelde-Tracking und Eintrittsgeld-Verwaltung; Spenden-Verwaltung mit häufig zweckgebundenen Spenden für konkrete Projekte (Restaurierung, Ausstellungs-Katalog, Festival); und enge Verzahnung mit Förderanträgen, die quartalsweise Verwendungsnachweise erfordern. verein.xhub bündelt diese drei Dimensionen, ohne separate Module zubuchen zu müssen.
Drei Pain Points im Kulturverein-Alltag.
Wir haben mit Vorständen aus Kunst-, Musik-, Lese- und Heimatvereinen gesprochen — diese drei Themen kommen jedes Mal aufs Tapet.
Spendenbescheinigungen von Hand kosten den ganzen Januar
Hunderte Einzelspenden im Jahr, jede Überweisung von Hand dem richtigen Spender zugeordnet — und dann für jeden eine Zuwendungsbestätigung nach amtlichem Vordruck getippt. Ohne System zieht sich das durch den ganzen Januar, Zahlendreher inklusive.
Veranstaltungs-Ticketing über drei Tools verteilt
Konzert-Reservierungen per E-Mail, Lesungs-Anmeldung über Eventbrite, Mitgliederabend per Doodle. Drei Listen, drei Bezahlsysteme, drei verschiedene Mitgliederlisten — keiner weiß am Veranstaltungstag, wer wirklich kommt und wer schon bezahlt hat.
Förderprojekt-Berichte sind Excel-Hölle
Stadt fördert die Konzertreihe mit 5.000 €, das Land mit 8.000 €, die Sparkassenstiftung mit 3.500 €. Jeder Förderer will am Jahresende einen Verwendungsnachweis — wie viele Tickets hat das geförderte Konzert verkauft, wie viele Zuschauer kamen, was waren die Sachausgaben? Die Recherche dauert Wochen.
Wie verein.xhub den Kulturbetrieb entlastet.
Vier Funktionen, die wir gezielt für gemeinnützige Kulturarbeit konzipiert haben.
Spenden erfassen und per Bankabgleich zuordnen
Jede Spende wird im System erfasst — Einzelspende, zweckgebunden oder als Dauerspende. Eingehende Überweisungen werden per Bankabgleich (CAMT) automatisch dem richtigen Spender zugeordnet. So bleibt die Spender-Historie sauber, ohne Kontoauszüge von Hand abzutippen.
Veranstaltungs-Ticketing inklusive
Konzerte, Lesungen, Ausstellungseröffnungen mit eigener Anmelde-Seite, Online-Bezahlung via SEPA oder Kreditkarte, automatische Bestätigungsmail. Mitglieder mit Vergünstigungen werden automatisch erkannt. Am Veranstaltungstag: Teilnehmerliste mobil abrufbar mit Check-in-Funktion.
Spendenbescheinigung §10b EStG auf Knopfdruck
Pro Spende oder als Sammelbestätigung Jahresende — formal korrekt nach amtlichem Vordruck (BMF), inklusive Hinweis auf Freistellungsbescheid. Per E-Mail an den Spender direkt aus dem System, oder als druckfertiges PDF.
Förderprojekt-Tracking
Pro Förderprojekt die Förderquelle, Förderzusage, Ausgaben und Ticket-/Spendenerlöse erfassen. Am Jahresende lässt sich pro Förderer ein Verwendungsnachweis exportieren — mit allen Buchungen, Belegen und Teilnehmerzahlen sauber dokumentiert.
So sieht ein Kulturjahr mit verein.xhub aus.
Vier Quartale, vier Schwerpunkte — von der Saison-Programmplanung bis zu Spenden-Sammelaktionen.
Programmplanung für die Frühjahrs- und Sommersaison — Veranstaltungen anlegen, Tickets oder Anmeldungen über Online-Formular freischalten. Jahreshauptversammlung im Februar mit Programm-Beschluss und Kassenprüfung. Förderanträge für Stiftungen und Kulturämter mit Q4-Bericht des Vorjahres als Anlage.
Frühjahrs-Saison — Lesungen, Vernissagen, Stadtrundgänge im Wochenrhythmus. Eintrittsgelder via SEPA oder Stripe, Anmelde-Tracking pro Veranstaltung. Spenden aus Veranstaltungs-Aktionen erfassen und per Bankabgleich zuordnen. Förderverwendungs-Berichte zum Halbjahr für laufende Projekte.
Sommer-Open-Air-Veranstaltungen, Festivals und Kulturwochen — kurzfristige Helfer-Mobilisierung über das Self-Service-Portal (im Browser). Mitgliederzuwachs durch Sommer-Schnupperangebote. Vorbereitung der Herbst-Saison mit Konzert- und Lesungs-Reihen.
Adventszeit — Adventslesungen, Weihnachtsmarkt-Auftritte, Spendensammelaktionen. Spendenbescheinigungen für Jahresend-Spenden im BMF-Vordruck nach §10b EStG. Förderanträge für das Folgejahr mit Verwendungsnachweisen einreichen. Bilanz-Vorbereitung für die Februar-JHV.
Der Bankabgleich ordnet die Spenden automatisch zu, und die Sammelbestätigungen für unsere 800 Spender waren dieses Jahr an einem Nachmittag raus — früher hat das den ganzen Januar gekostet.
Beispielhafter Kulturverein aus dem Beta-Programm. Echte Vereinslogos und Namen folgen nach Public Launch.