Schulische Mitwirkung, ohne Excel-Marathon.
Vom Elternbeirats-Verein einer Grundschule bis zum Verein der Eltern und Freunde eines Gymnasiums — verein.xhub bündelt Klassen-übergreifende Mitgliederverwaltung, getrennte Klassenkassen, Wahlen für Schulkonferenz-Sitze und Sitzungs-Protokolle. Damit der Vorstand sich auf die Schule konzentriert, statt auf die Tabelle.
Drei Pain Points, die Elternvereine bremsen.
Aus Gesprächen mit Vorständen aus Schul-Elternvereinen und Elternbeiräten an Grundschulen, weiterführenden Schulen und Kitas — diese drei Themen kommen immer.
Mitglieder kommen und gehen mit dem Schuljahres-Wechsel
Im September strömen 120 neue Elternpaare durch die Einschulung in den Verein, im Juli verlassen 100 mit den Abschluss-Klassen den Verein. Die klassische Mitgliederliste wächst und schrumpft jährlich um 30 Prozent. Excel-Listen sind drei Wochen nach Schuljahresbeginn schon veraltet, BGB-konforme Mitgliederverzeichnisse erst recht.
Klassenkassen müssen sauber von der Vereinskasse getrennt sein
Die Klasse 4b sammelt für die Klassenfahrt — das Geld läuft über die Vereinskasse, weil nur der Verein ein Bankkonto hat. Aber in der Buchhaltung muss klar sein: das sind 850 Euro für 4b-Klassenfahrt, nicht für allgemeine Vereinszwecke. Klassische Vereinskassen-Tools haben dafür keine Untertöpfe — Klassenkassen-Verwaltung läuft auf einem zweiten Excel-Sheet.
Wahlen und Sitzungs-Protokolle sind formgebunden
Klassensprecher-Eltern, Elternbeirat, Schulkonferenz-Vertreter — alle werden gewählt, alle müssen formgerecht protokolliert sein. Bei der nächsten Schulkonferenz fragt die Schulleitung nach dem Wahlprotokoll der Eltern-Vertreter, der Vorstand sucht in seinen E-Mails. Bei der nächsten Vorstandswahl fehlt der Beschluss-Auszug für das Vereinsregister.
Wie verein.xhub den Elternverein-Alltag löst.
Vier Funktionen, die wir gezielt für Elternvereine mit jährlichem Generationswechsel entwickelt haben.
Klassen-übergreifende Mitgliederverwaltung mit Schuljahres-Logik
Mitglieder werden Kindern zugeordnet, Kinder werden Klassen zugeordnet — und Klassen wandern jedes Schuljahr automatisch eine Stufe weiter. Bei der Einschulung neue Eltern aufnehmen, beim Abschluss alte Eltern automatisch in passive Mitgliedschaft oder Austritt überführen. Mitgliederverzeichnis bleibt BGB-konform und immer aktuell.
Klassenkassen als getrennte Untertöpfe der Vereinskasse
Pro Klasse ein eigener Kassen-Topf mit Einzahlungs- und Ausgaben-Zuordnung — das Geld liegt physisch auf dem Vereinskonto, in der Buchhaltung sauber getrennt. Klassenfahrt-Beiträge fließen in den 4b-Topf, Beamer-Kauf für 4b läuft aus dem 4b-Topf raus. Stand pro Klassentopf ist jederzeit abrufbar — die Klassen-Eltern-Sprecherin sieht ihren eigenen Topf, nicht die Vereinskasse.
Online-Wahl mit Beschluss-Protokoll für Elternbeirat und Schulkonferenz
Wahlen für Klassensprecher-Eltern, Elternbeirat oder Schulkonferenz-Vertreter laufen entweder digital (geheim, einmalige Stimmabgabe) oder als Präsenz-Wahl mit Stimmen-Erfassung am Tablet. Wahl-Protokoll mit Anwesenheits-Liste, Stimmen-Verteilung und Gewählten-Liste wird automatisch erzeugt — fertig für die Schulleitung und für das Vereinsregister.
Sitzungs-Protokolle mit BGB-konformer Beschluss-Liste
Vorstands-Sitzungen, Beirats-Sitzungen, Schulkonferenz-Vorbereitung — alle Sitzungs-Protokolle landen im System mit Tagesordnung, Anwesenheits-Liste und nummerierter Beschluss-Liste. Beschlüsse sind durchsuchbar (Wann hat der Vorstand das beschlossen?), exportierbar (Auszug für das Vereinsregister) und unveränderbar nach Freigabe.
Beim Schuljahres-Wechsel im September haben wir die 4. Klassen mit zwei Klicks ausgemustert und die neuen 1. Klassen aufgenommen. Früher waren das drei Vorstands-Sitzungen Excel-Pflege. Und die Klassenkasse für die Berlin-Fahrt war erstmals ohne Diskussion sauber abgerechnet.
Beispielhafter Elternverein aus dem Beta-Programm. Echte Vereinslogos und Namen folgen nach Public Launch.