Mitglieder anlegen in verein.xhub

Ein Mitglied von Hand erfassen: Stammdaten, Mitgliedsart, Eintritt, Zahlungsweise. Dazu die Detailseite mit Abteilungen, Mandat und Statuswechsel, die Liste und der JSON-Import.

Es gibt drei Wege, wie ein Mitglied in verein.xhub entsteht: von Hand über Mitglied hinzufügen, über den Online-Antrag (Abschnitt 1.4 und 2.2) oder als JSON-Import aus einem anderen System. Dieser Abschnitt beschreibt den ersten Weg und die Mitgliederseite, auf der ihr alle drei danach wiederfindet.

WoLinke Navigation › Mitglieder › Mitglied hinzufügen

Bevor ihr beginnt

Mitgliedsarten sind angelegt (Abschnitt 1.3); ohne sie hat das Mitglied keinen Beitrag.
Für Lastschriftzahler: IBAN und Kontoinhaber. Ein unterschriebenes Papier-Mandat, falls eines vorliegt.

1Das Formular ausfüllen

WoSeite „Neues Mitglied anlegen“

Es ist eine einzige Seite ohne Assistenten, mit drei bis vier Abschnitten. Pflicht sind nur Vor- und Nachname.

Persönliche Daten

Feld	Was hineingehört
Vorname, NachnamePflicht	Wie im Ausweis.
Geburtsdatum	Nötig für Altersübergänge, Jugendbeiträge und die Verbandsmeldung. Das Feld nimmt auch zweistellige Jahre und eingefügte ISO-Daten.
Geschlecht	Männlich, Weiblich, Divers oder Keine Angabe. Die Bestandserhebung braucht es.
E-Mail	Für Einladung ins Portal, Beitragsrechnungen und Rundschreiben. Die App prüft das Format.
Telefon, Mobiltelefon	Optional.
Straße, PLZ, Ort	Die Postanschrift.
Notizen	Freitext für die Geschäftsstelle. Das Mitglied sieht ihn nicht.

Mitgliedschaft

Feld	Was hineingehört
Mitgliedsnummer	Gesperrt, mit dem Text „Wird automatisch vergeben“. Der Server vergibt sie beim Speichern, lückenlos.
Mitgliedsart	Eine eurer Arten aus Abschnitt 1.3. Bei einer beitragsfreien Art setzt die App Befreiung und Grund selbst und sperrt die Felder.
Eintrittsdatum	Ab wann die Mitgliedschaft zählt.

Zahlungsweise

Überweisung, Lastschrift oder Bar. Bei SEPA-Lastschrift klappt der Block „Bankverbindung für den Einzug“ auf: IBAN, BIC (optional), Kontoinhaber, E-Mail des Kontoinhabers (optional).

Ist das Modul Arbeitsstunden aktiv, folgt der Abschnitt Arbeitspflicht. Abteilungen, Ämter und Haushalt tragt ihr nicht hier ein, sondern gleich danach auf der Detailseite. Speichern legt das Mitglied an und öffnet diese Seite.

2Die Detailseite

WoMitglieder › Name des Mitglieds

Oben stehen Name, Stand und „Mitgliedsnummer: …“, daneben Status ändern und im Menü Archivieren. Die Seite steht immer im Bearbeiten-Modus; einen Bearbeiten-Knopf gibt es nicht. Die Reiter:

Übersicht: dieselben Stammdaten wie beim Anlegen, dazu der Baustein Haushalt (Abschnitt 2.3).
Abteilungen: Abteilung zuordnen wählt eine Abteilung aus Abschnitt 1.3; je Zeile Zuordnung aufheben.
Beitrag: Mitgliedsart, Beitragsbefreiung mit Grund und Frist, und die Tabelle der SEPA-Mandate mit Per E-Mail anfordern und Papier-Mandat anlegen.
Funktionen: welche Ämter aus dem Katalog (Abschnitt 1.3) das Mitglied innehat, mit Amtszeit.
Historie: jeder Statuswechsel mit Datum, von, nach und Grund.
Je nach Modulen außerdem Zahlungen, Spenden, Veranstaltungen, Mieten, Nutzungen, Rundschreiben und Arbeitsstunden.

3SEPA-Mandat einholen

WoDetailseite › Reiter Beitrag

Per E-Mail anfordern zeigt vorher „Die Bestätigungs-E-Mail geht an“ mit der Adresse und fragt „SEPA-Mandat per E-Mail anfordern?“. Das Mitglied bestätigt den Mandatstext aus Abschnitt 1.9 per Klick; Fassung und Prüfsumme werden am Mandat festgeschrieben. Papier-Mandat anlegen erfasst ein unterschriebenes Formular nachträglich. In der Tabelle stehen Referenz, Kontoinhaber, Erteilt, Mandatstext und letzter Einzug; Aktionen sind Sperren, Entsperren und Widerrufen.

4Stand und Statuswechsel

Ein Mitglied hat immer genau einen Stand:

Aufnahmeantrag aus dem Online-Antrag, noch nicht entschieden.
Aktiv das normale Mitglied.
Ruhend Mitgliedschaft ausgesetzt.
Gekündigt Kündigung liegt vor, Frist läuft (Abschnitt 1.5).
Ausgetreten, Abgelehnt, Gelöscht die Endzustände.

Status ändern öffnet einen Dialog, der nur die erlaubten Ziele anbietet und erklärt, was passiert, etwa „Mitglied wird aufgenommen und ist ab sofort aktiv.“ Beim Austritt aus Aktiv oder Ruhend fragt die App nach der Austrittsart: Ausschluss wegen Nichtzahlung (mit Begründung) oder Todesfall (mit Sterbedatum, ohne E-Mail). Ist der Schalter aus Abschnitt 1.5 an, geht bei Aufnahme und Kündigung eine E-Mail an das Mitglied.

5Die Mitgliederliste

WoLinke Navigation › Mitglieder

Spalten: Name, Mitgliedsnummer, Status, Typ, E-Mail, Ort, Abteilungen, Zahlungsweise, Eintrittsdatum. Darüber ein Suchfeld, Filter nach Stand (Alle, Aktiv, Aufnahmeantrag, Gekündigt, Ausgetreten, Ruhend, Abgelehnt) und nach Zahlungsweise (Überweisung, Lastschrift, Bar, Beitragsfrei). Als PDF herunterladen druckt die Liste mit genau dem Filter, der gerade gesetzt ist.

Was danach kommt

Kommen Mitglieder über den Online-Antrag, landen sie zuerst in den Aufnahmeanträgen (2.2). Familien fasst ihr in Haushalten (2.3) zusammen. Und jedes Mitglied mit E-Mail könnt ihr in den eigenen Zugang einladen (2.4).