Vorstand (Verein, BGB §26)
Der Vorstand vertritt den Verein nach §26 BGB gerichtlich und außergerichtlich — er ist gesetzliches Vertretungsorgan und führt die laufenden Geschäfte.
Definition und Rechtsgrundlage
§26 Abs. 1 BGB definiert: „Der Verein muss einen Vorstand haben.“ Er vertritt den Verein gerichtlich und außergerichtlich und hat die Stellung eines gesetzlichen Vertreters. Die Größe des Vorstands wird in der Satzung festgelegt — minimal eine Person, üblich sind drei (Vorsitz, Stellvertretung, Kassenwart) bis fünf (zusätzlich Schriftführung und Beisitzer). Bestellt wird der Vorstand durch Beschluss der Mitgliederversammlung nach §27 Abs. 1 BGB.
Zu unterscheiden ist zwischen dem Vorstand im Sinne von §26 BGB (auch „BGB-Vorstand“ oder „geschäftsführender Vorstand“) — also den Personen mit Außenvertretungsmacht, die zum Vereinsregister angemeldet werden — und einem erweiterten Vorstand laut Satzung, der nur intern tätig ist. Welche Vorstandsmitglieder wie vertretungsberechtigt sind (Einzel- oder Gesamtvertretung), regelt §26 Abs. 2 BGB in Verbindung mit der Satzung.
Im Innenverhältnis schuldet der Vorstand dem Verein Sorgfaltspflicht eines ordentlichen Geschäftsleiters. Die persönliche Haftung gegenüber dem Verein und gegenüber Dritten ist seit 2009 durch §31a BGB privilegiert: Wer unentgeltlich oder gegen eine Vergütung von höchstens 840 € jährlich tätig ist (Stand 2024), haftet nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. Bei Pflichtverletzungen mit Schaden für den Verein gilt eine Beweislastumkehr zugunsten des ehrenamtlichen Vorstands.
Aufgaben und Pflichten des Vorstands
- Geschäftsführung im Innenverhältnis: laufende Verwaltung, Mitgliederaufnahme, Buchhaltung, Beitragseinzug
- Außenvertretung: Abschluss von Verträgen, Eröffnung von Konten, Vertretung gegenüber Behörden und Gericht
- Einberufung und Leitung der Mitgliederversammlung nach Satzung; mindestens einmal jährlich (JHV)
- Aufstellung des Jahresabschlusses und Vorlage an Kassenprüfung sowie Mitgliederversammlung zur Entlastung
- Anmeldung von Vorstandswechsel, Satzungsänderung oder Auflösung beim Vereinsregister mit notarieller Beglaubigung
- Erfüllung steuerlicher Pflichten: Körperschaftsteuererklärung KSt 1, Umsatzsteuer (falls relevant), Lohnsteuer für Übungsleiter und Angestellte
- Einhaltung der DSGVO einschließlich Auftragsverarbeitungsverträge, Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten und Datenschutzhinweise
Vorstandsarbeit mit verein.xhub strukturiert
verein.xhub trennt klar zwischen BGB-Vorstand und erweitertem Vorstand: Wer im Vereinsregister eingetragen ist, hat in der Software die Rolle „Vorstand vertretungsberechtigt“ mit voller Schreibberechtigung; weitere Vorstandsmitglieder erhalten differenzierte Rollen wie „Kassenwart“, „Schriftführer“ oder „Beisitzer“ mit jeweils passenden Berechtigungen. So bleibt das Vier-Augen-Prinzip bei Überweisungen oder Mitgliederausschluss gewahrt.
Bei Vorstandswechseln nach JHV erstellt die Software automatisch die Anmeldung zum Vereinsregister: Liste der ausscheidenden und neuen Mitglieder, Beschlussauszug aus dem Protokoll, Vertretungsregelung. Notarielle Beglaubigung erfolgt extern, das fertig ausgefüllte Formular ist in 30 Sekunden generiert. Ehrenamtshaftung nach §31a BGB wird transparent dokumentiert — die Vorstandsvergütung bleibt nachweisbar unter der Grenze von 840 €/Jahr.