Jahreshauptversammlung (JHV)
Die Jahreshauptversammlung ist die jährlich stattfindende ordentliche Mitgliederversammlung eines Vereins nach BGB §32 — oberstes Beschlussorgan über Vorstand, Kasse und Satzung.
Definition und Rechtsgrundlage
Die Jahreshauptversammlung — kurz JHV, in der Satzung oft auch als „ordentliche Mitgliederversammlung“ bezeichnet — ist das oberste Organ eines eingetragenen Vereins. Rechtsgrundlage ist §32 BGB in Verbindung mit der jeweiligen Vereinssatzung. Sie tagt mindestens einmal pro Jahr und beschließt über alle Angelegenheiten, die laut Gesetz oder Satzung der Mitgliederversammlung vorbehalten sind: Wahl und Entlastung des Vorstands, Genehmigung des Jahresabschlusses, Bericht der Kassenprüfung, Festsetzung der Beiträge, Satzungsänderungen sowie Auflösung des Vereins.
Die JHV ist abzugrenzen von einer „außerordentlichen Mitgliederversammlung“, die anlassbezogen einberufen wird (etwa bei Rücktritt des Vorstands oder bei Antrag von mindestens einem Zehntel der Mitglieder nach §37 BGB). Beide unterliegen denselben formalen Anforderungen — schriftliche Einladung mit Tagesordnung, Frist nach Satzung (üblich: zwei bis vier Wochen), Beschlussfähigkeit nach Satzungsregelung sowie Protokoll mit Unterschrift des Versammlungsleiters und des Schriftführers.
Seit der Reform durch das Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie und nun dauerhaft im neuen §32 Abs. 2 BGB verankert sind virtuelle und hybride Mitgliederversammlungen zulässig, sofern die Satzung dies vorsieht oder die Mitglieder dem zustimmen. Ab 2024 gilt die Online-Versammlung als regulärer Versammlungstyp — relevant insbesondere für überregional aktive Fördervereine und Hilfsorganisationen.
Pflichten und formale Anforderungen
- Schriftliche Einladung an alle Mitglieder mit vollständiger Tagesordnung; Frist nach Satzung (Standard: zwei Wochen vor dem Termin)
- Berichte des Vorstands, der Kassenwartin und der Kassenprüfer als feste Tagesordnungspunkte
- Beschlussfassung über Entlastung des Vorstands (befreit von Haftungsansprüchen für das abgelaufene Geschäftsjahr)
- Protokoll mit Beschlüssen, Stimmverhältnissen und Unterschrift von Versammlungsleiter und Schriftführer — bei Satzungsänderungen mit notarieller Beglaubigung der Anmeldung zum Vereinsregister
- Anwesenheitsliste mit Namen, Mitgliedsnummern und Unterschrift jedes anwesenden Mitglieds — Grundlage für Beschlussfähigkeit
- Anmeldung von Vorstandsänderungen oder Satzungsänderungen beim zuständigen Amtsgericht (Vereinsregister) innerhalb angemessener Frist
JHV mit verein.xhub: digital, vorbereitet, rechtssicher
verein.xhub bündelt JHV-Vorbereitung in einem Modul: Einladungs-Versand an alle stimmberechtigten Mitglieder per E-Mail mit Lese-Bestätigung, automatisch generierte Anwesenheitsliste mit QR-Code-Check-in, integrierte Online-Abstimmung für hybride Versammlungen sowie Vorlagen für Tagesordnung, Vorstandsbericht und Protokoll. Anschließend wird das unterzeichnete Protokoll als PDF im Vereins-Archiv abgelegt — revisionssicher und für die nächste Kassenprüfung sofort auffindbar.
Die Software führt automatisch nach: Wer ist Mitglied zum Stichtag, wer hat Stimmrecht, wer ist beitragsmäßig im Verzug (in vielen Satzungen ein Ausschlussgrund vom Stimmrecht). So vermeiden Vorstände den klassischen Fehler, eine JHV mit nicht-stimmberechtigten Mitgliedern abzuhalten — ein Anfechtungsrisiko, das laut OLG-Rechtsprechung zur Nichtigkeit von Beschlüssen führen kann.