Kassenprüfung
Die Kassenprüfung ist die durch von der Mitgliederversammlung gewählte Kassenprüfer durchgeführte Kontrolle der Kassenführung — Grundlage für die Entlastung des Vorstands.
Definition und Rechtsgrundlage
Die Kassenprüfung ist die — meist jährliche — Kontrolle der Kassenführung eines Vereins durch zwei oder mehr von der Mitgliederversammlung gewählte Kassenprüfer. Anders als der Wirtschaftsprüfer einer Kapitalgesellschaft ist der Kassenprüfer ein Vereins-Mitglied und gewöhnlich kein Buchhaltungs-Profi — die Prüfung ist eine satzungsmäßige Selbstkontrolle des Vereins, nicht eine prüfberufliche Tätigkeit nach HGB.
Rechtlich ist die Kassenprüfung im BGB selbst nicht ausdrücklich geregelt, sie ergibt sich aus der typischen Satzungsklausel sowie aus der Geschäftsführungspflicht des Vorstands nach §27 Abs. 3 BGB. In der Praxis bestätigt die Kassenprüfung der Mitgliederversammlung, dass der Vorstand die Kasse ordnungsgemäß geführt hat — und ist damit die Voraussetzung für die Entlastung des Vorstands. Ohne positiven Kassenprüfungs-Bericht kann die Versammlung Entlastung verweigern und Schadensersatzansprüche gegen den Vorstand prüfen.
Geprüft werden die Kassen- und Bankbestände zum Stichtag (Inventur), die Vollständigkeit und Richtigkeit der Buchungen über das Geschäftsjahr, die Belege als Grundlage für jede Buchung, die Einhaltung der Satzung und der Beitragsordnung, die Verwendung der Mittel im Sinne der Gemeinnützigkeit (zeitnahe Mittelverwendung, satzungsmäßige Zwecke) und stichprobenweise die Korrektheit der Spendenbescheinigungen. Der Prüfbericht ist schriftlich zu fassen und den Mitgliedern in der JHV vorzulegen.
Aufgaben und Prüfumfang der Kassenprüfung
- Inventur der Kassen- und Bankbestände zum Stichtag — Abgleich mit Buchhaltungs-Saldo
- Stichprobenartige Belegprüfung: Sind alle Buchungen durch Original-Belege (Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge) dokumentiert?
- Kontrolle der Beitragseingänge gegen die Beitragsordnung — sind alle Beiträge eingegangen, sind Mahnungen versandt worden?
- Prüfung der Spendenbescheinigungen: Liegt für jede Bescheinigung eine zugrundeliegende Spende vor? Sind die Pflicht-Inhalte korrekt?
- Einhaltung der Mittelverwendungs-Vorschriften nach §55 AO — wurden Einnahmen rechtzeitig (zwei Folgejahre) ausgegeben?
- Prüfung der Übungsleiter- und Ehrenamtspauschalen auf Einhaltung der Jahresgrenzen und korrekte Buchung
- Schriftlicher Prüfbericht mit Empfehlung zur Entlastung oder mit Hinweisen auf Beanstandungen — Vorlage in der JHV
Kassenprüfung mit verein.xhub: vom Marathon zur Routine
verein.xhub stellt für die Kassenprüfung einen eigenen Prüfer-Modus bereit: Lese-Zugriff auf alle Buchungen, Belege als PDF-Anhang direkt am Buchungs-Eintrag, automatisch generiertes Inventur-Protokoll zum Stichtag, Stichprobentool für Spendenbescheinigungen und Beitragseingänge sowie eine vorausgefüllte Prüf-Checkliste auf Basis dieses Glossar-Eintrags. Damit reduziert sich der Aufwand der Kassenprüfung von typischerweise zwei Wochenenden auf wenige Stunden.
Der Prüfbericht wird teilautomatisch erzeugt — die Software fasst alle geprüften Bereiche zusammen und markiert auffällige Posten (z. B. fehlende Belege, überschrittene Übungsleitergrenze, ausstehende Beiträge). Die Kassenprüfer ergänzen ihre Beurteilung und Unterschrift, der Bericht liegt rechtzeitig vor der JHV als PDF im Vereins-Archiv.