Verein anlegen: Stammdaten und die Checkliste
Land wählen, Stammdaten, Adresse, Geschäftsdaten und Vorstand eintragen, speichern. Danach führt die Checkliste auf dem Dashboard in sechs Punkten durch den Rest.
- Anmeldung
- app.verein.xhub.io
- Dauer
- etwa 10 Minuten
- Stand
- September 2026
Der erste Schritt in verein.xhub ist der Verein selbst: Name, Anschrift, Rechtsform, Steuerdaten. Das Formular dauert wenige Minuten. Danach führt euch eine Checkliste auf dem Dashboard durch die Einrichtung, in derselben Reihenfolge wie dieses Handbuch.
Bevor ihr beginnt
- Ihr habt euch unter app.verein.xhub.io registriert und seid angemeldet.
- Ihr wisst, in welchem Land der Verein eingetragen ist. Das Land lässt sich nach dem Anlegen nicht mehr ändern.
- Für Deutschland: Rechtsform (e.V. oder nicht eingetragener Verein), bei einem e.V. die Vereinsregisternummer, dazu Finanzamt und Steuernummer, falls vorhanden. Alles davon könnt ihr auch später nachtragen.
1Land wählen
WoNach der Anmeldung: Seite „Noch keinen Verein angelegt“ › Verein erstellen
Solange kein Verein existiert, zeigt die App die Seite „Noch keinen Verein angelegt“ mit dem Satz „Erstelle deinen Verein, um alle Funktionen nutzen zu können. Wähle zunächst das Land, in dem dein Verein eingetragen ist.“ Klickt auf Verein erstellen.
Passt eure Browser-Region zu einem angebotenen Land, springt die App direkt ins Formular. Sonst seht ihr eine Länderkarte mit Deutschland, Österreich und der Schweiz. Darüber steht der Hinweis „Das Land kann nach der Erstellung nicht mehr geändert werden. Bitte wähle sorgfältig.“
2Stammdaten eintragen
WoSeite „Neuen Verein erstellen“
Das Formular hat vier Abschnitte. Pflicht sind nur wenige Felder:
Allgemeine Informationen
| Feld | Was hineingehört |
|---|---|
| NamePflicht | Der Vereinsname, wie er auf Briefen und Rechnungen stehen soll. Mindestens zwei Zeichen. |
| Rechtlicher Name | Nur nötig, wenn der eingetragene Name vom Kurznamen abweicht. |
| Logo | Erscheint später auf Beitragsrechnungen, Spendenbescheinigungen und im Mitgliederportal. Lässt sich jederzeit nachreichen. |
Adresse
| Feld | Was hineingehört |
|---|---|
| StraßePflicht | Straße und Hausnummer der Vereinsanschrift. |
| PLZPflicht | Postleitzahl. |
| StadtPflicht | Ort. |
| Bundesland | Je nach Land vorgegeben oder frei. |
Kontakt
| Feld | Was hineingehört |
|---|---|
| E-MailPflicht | Die Adresse des Vereins. An sie gehen Rückfragen, und sie steht als Absender in euren Mitglieder-Mails. |
| Telefon | Optional. |
| Website | Optional, mit https:// davor. |
Geschäftsdaten (Deutschland)
| Feld | Was hineingehört |
|---|---|
| Gemeinnützig (§52 AO) | Haken setzen, wenn das Finanzamt die Gemeinnützigkeit anerkannt hat. Davon hängen später Spendenbescheinigungen ab. |
| Rechtsform | e.V. (eingetragener Verein) oder n.e.V. (nicht eingetragener Verein). |
| Vereinsregisternummer | Erscheint nur bei e.V., zum Beispiel VR 12345. |
| Finanzamt | Das zuständige Finanzamt. |
| Steuernummer | Im Muster 12/345/67890. |
| Kleinunternehmer (§19 UStG) | Ist der Verein Kleinunternehmer, weisen seine Rechnungen keine Umsatzsteuer aus, sondern den Pflichthinweis nach § 19 UStG. |
| Vorstand | Die Namen der Vorstandsmitglieder, durch Komma getrennt. Sie erscheinen auf Bescheinigungen. |
Für Österreich und die Schweiz stehen an dieser Stelle die dortigen Felder, etwa ZVR-Zahl und Spendenbegünstigung (§ 4a EStG) beziehungsweise CHE-Nummer, Kanton und kantonale Steuerbefreiung.
Klickt unten rechts auf Verein erstellen. Die App bestätigt mit „Verein wurde erstellt“ und öffnet das Dashboard.
3Die Checkliste auf dem Dashboard
WoDashboard › Karte „Einrichtung“
Ganz oben auf dem Dashboard steht die Karte „Einrichtung“ mit der Zeile „0 von 6 erledigt“. Jeder Punkt ist ein Link an die richtige Stelle in der App, und die App prüft selbst, ob er erledigt ist. Ihr müsst nichts abhaken.
- Verein einrichten: erledigt, sobald der Verein angelegt ist.
- Vereinstyp & Module wählen (optional): führt zum Reiter Vereinstyp der Vereinseinstellungen. Siehe Abschnitt 1.2.
- Mitgliedsarten konfigurieren: erledigt, sobald mindestens eine Mitgliedsart existiert. Siehe Abschnitt 1.3.
- Beitragssätze festlegen: „Hinterlege für mindestens eine Mitgliedsart einen Beitrag größer 0 €.“
- Abteilungen einrichten (optional): erledigt, sobald es eine Abteilung gibt.
- Bankverbindung & Gläubiger-ID hinterlegen: „Trage die Vereins-Bankverbindung und die SEPA-Gläubiger-ID ein — ohne sie sind Lastschriften nicht rechtsverbindlich.“ Siehe Abschnitt 1.9.
Optionale Punkte tragen den Knopf Nicht relevant. Wer keine Abteilungen führt, klickt ihn und der Punkt zählt als erledigt; Rückgängig holt ihn zurück.
Sind alle sechs Punkte erledigt, klappt die Karte zusammen und heißt „Einrichtung abgeschlossen“. Sie bleibt ausklappbar, falls ihr später etwas nachschlagen wollt.
Was danach kommt
Die Reiter der Vereinseinstellungen, in der Reihenfolge der Checkliste: erst Vereinstyp & Module, dann die Vereinsstruktur mit Mitgliedsarten und Beiträgen.