Spendenbescheinigungen auf Knopfdruck.Funktion
Eine korrekte Zuwendungsbestätigung nach §10b EStG zu erstellen kostet ohne Software-Unterstützung pro Bescheinigung 10–15 Minuten — bei 200 Spenden pro Jahr ein Wochenende. verein.xhub generiert sie automatisch nach amtlichem BMF-Vordruck, einzeln oder als Sammel-Bestätigung.
Warum manuell erstellte Spendenbescheinigungen riskant sind.
Eine Zuwendungsbestätigung ist ein quasi-amtliches Dokument: ohne sie kann der Spender die Spende nicht steuerlich absetzen, mit fehlerhaften Angaben kann das Finanzamt sie ablehnen — und im Extremfall verliert der Verein die Gemeinnützigkeit, wenn systematisch falsche Bescheinigungen ausgestellt werden. Die Pflichtangaben sind im BMF-Schreiben vom 7. November 2013 detailliert: Name und Anschrift des Vereins, Datum des Freistellungsbescheids, Spenderdaten, Spendenbetrag in Ziffern und Buchstaben, Spendenart (Geld-/Sach-/Aufwandsspende), bei Sachspenden Wertermittlung, Datum der Spende.
Wer das händisch in Word ausfüllt, vergisst regelmäßig die Buchstaben-Variante des Betrages, schreibt das Freistellungsbescheid-Datum von 2019 noch in 2026er Bescheinigungen rein, kopiert versehentlich die Adresse vom Vorjahr. Bei einem Förderverein mit 280 Spendern und 12 Spenden-Aktionen pro Spender im Jahr werden aus „kurz die Bescheinigungen schreiben“ zwei Wochenenden Akrobatik mit echtem Risiko für die Gemeinnützigkeit.
So erstellt verein.xhub Spendenbescheinigungen automatisch.
Vier Schritte vom Spendeneingang bis zur fertigen, BMF-konformen PDF im Posteingang des Spenders.
1. Vereinsdaten und Freistellungsbescheid hinterlegen
Beim Setup tragst du einmal Vereinsname, Anschrift, Steuer-Nummer, Datum des aktuellen Freistellungsbescheids und Aussteller-Finanzamt ein. Diese Stamm-Daten landen automatisch in jeder erzeugten Bescheinigung — kein Copy-Paste-Risiko.
2. Spende erfassen oder importieren
Spenden landen automatisch im System: Online-Spende via Stripe oder eigene Spenden-Domain → automatischer Eintrag, SEPA-Spende über Banktransaktion → CSV-Import oder DATEV-Sync, manuelle Bareinzahlung → Eintrag durch Schatzmeister mit Quittungsbeleg.
3. Einzel- oder Sammel-Bescheinigung wählen
Pro Spende erzeugbar (klassisch für größere Spenden ab 200 €) oder am Jahresende als Sammel-Bestätigung pro Spender mit Auflistung aller Einzelspenden. Letztere ist ab 2017 zulässig und bei vielen kleinen Spenden deutlich praktischer.
4. Versand per E-Mail oder Druck
Bei vorliegender Spender-Einwilligung Versand der PDF per E-Mail. Andernfalls druckfertige PDF-Mappe für klassischen Post-Versand. Alle versendeten Bescheinigungen werden archiviert — falls ein Spender nachfragt, hast du sie sofort wieder.
Rechtlicher Rahmen — §10b EStG und das BMF-Schreiben.
§10b EStG regelt die steuerliche Absetzbarkeit von Spenden für Privatpersonen — bis zu 20% des Gesamtbetrags der Einkünfte oder 4‰ der Summe der gesamten Umsätze und im Kalenderjahr aufgewendeten Löhne und Gehälter. Voraussetzung: eine ordnungsgemäße Zuwendungsbestätigung nach amtlichem Vordruck. Das BMF-Schreiben vom 7. November 2013 legt diesen Vordruck fest — er muss exakt eingehalten werden.
Pflichtangaben im Detail: Name und Anschrift des Zuwendungsempfängers (= Verein); Datum, Aktenzeichen und ausstellendes Finanzamt des aktuellen Freistellungsbescheids; Spenderdaten; Spendenbetrag in Ziffern UND Buchstaben (z.B. „250,00 € — zweihundertfünfzig Euro“); Spendenart (Geld-, Sach- oder Aufwandsspende); bei Sachspenden eine Wertermittlung mit Hinweis auf §10b Abs. 3 EStG; bei Aufwandsspenden die Bestätigung, dass die Aufwendungen ohne Erstattungs-Ansprüche erbracht wurden. Vereinfachter Spendenbetrags-Beleg für Spenden bis 300 € möglich (typisch der Kontoauszug + ein bestätigender Vereins-Beleg).
Konkretes Beispiel: Förderverein einer Grundschule.
Ein Schul-Förderverein in NRW betreut 280 Spender, davon ~80 Mehrfachspender (Daueraufträge) und ~200 Einmalspender. Vor verein.xhub: Schatzmeister erstellte Bescheinigungen halbjährlich aus Excel-Listen — Spendenbetrag manuell in Buchstaben übersetzen, Adressen aus Mitgliederliste kopieren, jede Bescheinigung in Word ausfüllen, drucken, kuvertieren. Pro Halbjahr 14 Stunden Arbeit, jährlich entgingen ~5 Bescheinigungen mit Tipp- oder Datumsfehlern.
Mit verein.xhub: Sammel-Spendenbescheinigungen 2025 wurden am 5. Januar 2026 in 22 Minuten erzeugt. 280 PDFs mit korrektem BMF-Vordruck, alle Spender mit gültiger E-Mail bekamen die Bescheinigung sofort, die übrigen 30 in einer Druck-Mappe für den klassischen Post-Versand. Keine Korrekturen nötig.