Mitgliederverwaltung, die sich selbst aktualisiert.Funktion
Adressänderungen, Lastschrift-Mandate, Familien-Konstrukte, Beitragsstaffeln — die Stammdaten-Pflege ist die häufigste Sisyphus-Arbeit im Vorstand. verein.xhub bündelt alles in einer Plattform mit Self-Service-Portal für Mitglieder. BGB §72-konform, DSGVO-sicher.
Warum die Mitgliederliste niemals aktuell ist.
Eine BGB-konforme Mitgliederliste ist Pflicht: §72 BGB schreibt sie für jeden eingetragenen Verein vor — mit Name, Adresse und Eintrittsdatum jedes Mitglieds. Klingt banal, ist es aber nicht: pro Jahr ändern 8–15% der Mitglieder Adresse, Telefonnummer oder Bankverbindung. Wer das händisch pflegt, hat nach 6 Monaten eine Liste mit 30+ veralteten Einträgen — Beitragslauf scheitert, Einladung zur JHV kommt zurück, Spendenbescheinigung wird falsch zugestellt.
Hinzu kommen Vereins-Spezifika, die klassische CRM-Tools nicht abbilden: Familien-Mitgliedschaften mit reduziertem Beitrag, Beitragsstaffel nach Aktiven/Passiven/Jugend/Senioren, Sub-Vereine oder Abteilungen mit eigenen Beiträgen, BGB-Pflichten wie Eintrittsdatum, Status-Historie, Stimmberechtigung. Das ist mehr als „Liste mit Adressen“ — es ist ein Vereinsrechts-Datenmodell.
So sieht Mitgliederverwaltung in verein.xhub aus.
Vier Bausteine, die zusammen das Vorstands-Pflichten-Trio Pflege, Pflicht und Portierung in eines abdecken.
1. Stammdaten mit Vereinsrechts-Modell
Pro Mitglied: Name, Adresse, E-Mail, Geburtsdatum, Eintrittsdatum, Status (aktiv/passiv/förderndes Mitglied), Sparten-Zuordnung, Beitragsklasse (Erwachsener/Familie/Jugend/Senior), Lastschrift-Mandat, Familien-Verknüpfung. Alles BGB-konform exportierbar als CSV oder PDF-Mitgliederliste.
2. Mitglieder-Self-Service über die App
Mitglieder bekommen eine native iOS-/Android-App und pflegen ihre Daten selbst: Adresse aktualisieren, Telefonnummer ändern, Lastschrift-Bankkonto wechseln. Der Vorstand bekommt eine Benachrichtigung, sieht aber im Standard-Fall keine Bearbeitung mehr.
3. Familien-Mitgliedschaften und Beitragsstaffeln
Eine Familienmitgliedschaft fasst Eltern + Kinder mit reduziertem Beitrag zusammen. Beim Beitragslauf wird automatisch der Familien-Tarif verrechnet. Beitragsstaffeln (Erwachsene 240 €, Senioren 180 €, Jugendliche 120 €, Familien 360 €) sind individuell konfigurierbar.
4. Eintritt, Austritt, Status-Wechsel mit Audit-Trail
Jeder Eintritt, Austritt oder Status-Wechsel wird mit Datum und Auslöser protokolliert. Bei BGB-§39-Austritt wird die Frist (typisch 3 Monate zum Quartalsende) automatisch eingehalten, das Datum für die letzte Beitragspflicht korrekt berechnet.
BGB §72 und DSGVO — was Vorstände wissen müssen.
BGB §72 verpflichtet eingetragene Vereine, eine Mitgliederliste zu führen — mit Name und Anschrift aller Mitglieder. Die Liste ist nicht öffentlich, aber bei Bedarf vom Vorstand zu erstellen (z.B. für die Einladung zur Mitgliederversammlung nach §32 BGB oder bei Auskunfts-Anfragen). Falsche oder fehlende Mitgliederlisten können bei Streitfällen (Vorstandshaftung, Mitglieder-Beschluss-Anfechtung) gravierende Folgen haben.
DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. b legitimiert die Verarbeitung von Mitglieder-Daten zur Vertragserfüllung (= Mitgliedschaft). Lit. f (berechtigtes Interesse) deckt zusätzliche Verarbeitungen wie Newsletter ab, sofern Mitglieder widersprechen können. Bei Foto-Veröffentlichungen (Vereinsfeste, Wettkämpfe) ist explizite Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a erforderlich. verein.xhub bildet diese Differenzierung mit getrennten Einwilligungs-Feldern ab.
Konkretes Beispiel: Sportverein mit 350 Mitgliedern.
Ein Mehrspartenverein in Sachsen mit 350 Mitgliedern, davon 80 Familien-Mitgliedschaften (≈ 200 Personen), 4 Sparten (Turnen, Fußball, Volleyball, Schwimmen), 12 Übungsleiter mit Aufwandsentschädigung. Vor verein.xhub: Schatzmeister-Sekretärin pflegte eine Excel-Datei mit 35 Spalten, Adressänderungen kamen per E-Mail, wurden händisch eingetragen, Beitragsstaffel manuell zugeordnet — wöchentlich 4 Stunden Pflege, monatlich 1–2 Fehler im Beitragslauf.
Mit verein.xhub: 78% der Mitglieder pflegen ihre Daten selbst über die App. Adressänderungen aus den letzten 6 Monaten: 47, davon 41 vom Mitglied selbst, 6 vom Vorstand. Pflege-Aufwand für die Sekretärin gesunken auf 30 Min./Woche. Beitragslauf 2026 ohne Fehler durchgelaufen, Familien-Tarif automatisch korrekt für 80 Familien angewendet.