JHV-Software, die das Vereinsregister versteht.Funktion
Eine Jahreshauptversammlung ist mehr als eine Mitgliederversammlung — sie ist BGB-§32-Pflichttermin mit Wahl-Protokoll fürs Vereinsregister. verein.xhub strukturiert Einladung, Stimmberechtigung, Anwesenheits-Liste und Beschluss-Protokoll in einem Workflow.
Warum JHV-Vorbereitung im Vorstand jährlich wehtut.
Eine BGB-konforme Jahreshauptversammlung umfasst formell viele Schritte: Einladung mit Tagesordnung 4 Wochen vorher (Satzungs-Frist), versandt an alle aktuellen Mitglieder; Stimmberechtigte ermitteln (typisch: aktive Mitgliedschaft + bezahlter Beitrag); Anwesenheits-Liste am Veranstaltungstag erfassen; Beschluss-Liste pro Tagesordnungspunkt mit Mehrheits-Berechnung führen; Vorstandswahl mit getrennt protokollierten Wahl-Gängen; Wahl-Protokoll für das Vereinsregister erstellen.
Im klassischen Verein läuft das so: Sekretär schreibt Einladung in Word, kopiert Adressen aus Excel, druckt 200 Briefe oder schickt 200 E-Mails. Bei der JHV liegt eine Anwesenheits-Liste auf Papier aus, die nach der Veranstaltung händisch in Excel übertragen wird. Wahl-Ergebnisse werden auf einem Flipchart festgehalten, später ins Wahl-Protokoll abgetippt. Pro JHV: 12–18 Stunden Vorbereitung, 4 Stunden Nachbereitung, hohe Fehler-Rate beim Beschluss-Protokoll.
So bereitet verein.xhub die JHV vor.
Vier Bausteine vom Versand der Einladung bis zum Wahl-Protokoll-Export.
1. Einladung mit Tagesordnung versenden
Tagesordnung als strukturierte Punkte erfassen (TOP 1: Begrüßung, TOP 2: Genehmigung des Vorjahres-Protokolls, TOP 3: Kassenbericht, TOP 4: Kassenprüfungs-Bericht, TOP 5: Entlastung des Vorstands, TOP 6: Vorstandswahl, TOP 7: Beschluss zu Beitragserhöhung). Versand 4 Wochen vorher per E-Mail an alle stimmberechtigten Mitglieder, mit BGB-konformer Versand-Dokumentation.
2. Stimmberechtigte automatisch ermitteln
verein.xhub berechnet die Liste der Stimmberechtigten zum Stichtag (typisch dem JHV-Datum) — aktive Mitgliedschaft + Beitrag bezahlt + ggf. Mindest-Mitgliedszeit nach Satzung. Diese Liste wird BGB-konform exportiert und ist Basis für die Anwesenheits-Erfassung.
3. Anwesenheit am Veranstaltungstag
Beim Check-In wird Anwesenheit per QR-Code-Scan oder manueller Auswahl erfasst. Die Liste der anwesend-stimmberechtigten Mitglieder ist live einsehbar — wichtig für Beschlussfähigkeit (typisch Anwesenheits-Quorum nach Satzung) und für Mehrheits-Berechnung der einzelnen Beschlüsse.
4. Wahl-Protokoll und Beschluss-Liste
Pro TOP wird der Beschluss erfasst (Genehmigt mit X Ja-Stimmen / Y Nein-Stimmen / Z Enthaltungen). Vorstandswahlen pro Position getrennt mit Wahl-Vorschlägen, Stimmen-Zahlen und Mehrheits-Ergebnis. Wahl-Protokoll als PDF-Export — fertig für das Vereinsregister beim Notar oder direkt online beim Amtsgericht.
BGB §32 und das Vereinsregister.
BGB §32 regelt die Mitgliederversammlung: sie ist das oberste Organ des Vereins, beschlussfähig nach Satzungs-Quorum, Beschlüsse werden mit einfacher Mehrheit gefasst (sofern Satzung nicht anderes regelt). Wahl-Verfahren: typischerweise getrennte Wahl pro Vorstandsposition, geheime oder offene Abstimmung je nach Satzung.
Das Vereinsregister beim Amtsgericht (BGB §59 ff.) ist die öffentliche Datenbank aller eingetragenen Vereine. Vorstandswechsel müssen binnen kurzer Frist (typisch 2 Wochen) zur Eintragung gemeldet werden — Grundlage ist das Wahl-Protokoll der JHV. Wenn dieses Protokoll formell mangelhaft ist, lehnt das Amtsgericht die Eintragung ab und der neue Vorstand ist nicht vertretungsbefugt.
Konkretes Beispiel: Sportverein-JHV mit Vorstandswahl.
Ein Sportverein in Bayern mit 320 Mitgliedern hatte 2024 seine JHV mit Vorstandswahl. Vor verein.xhub: Sekretärin verschickte 320 E-Mails mit Einladung manuell, viele Adressen aktualisiert, 12 E-Mails kamen zurück. Anwesenheits-Liste auf Papier (94 Anwesende), Wahl-Ergebnisse auf Flipchart, Wahl-Protokoll am Sonntag-Nachmittag in Word getippt. Amtsgericht beanstandete fehlende Stimmen-Aufschlüsselung, Korrektur kostete 3 Wochen Verzögerung.
Mit verein.xhub 2026: Einladungs-Versand am 1. März für JHV am 30. März, alle 320 Mitglieder erhielten BGB-konform die Tagesordnung. Beim Check-In am 30. März scannten die Anwesenden ihren persönlichen QR-Code, Live-Anzeige zeigte 96 Stimmberechtigte anwesend (= Beschlussfähigkeit). Vorstandswahl pro Position protokolliert, Wahl-Protokoll am Abend automatisch erzeugt — Eintragung beim Amtsgericht am 1. April ohne Beanstandung.