Vereinsbeitritt-Formular mit SEPA-Mandat

Was steckt drin?

• Stamm­daten-Block – Anrede, Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Postanschrift, E-Mail, Telefon. Mindestens Vorname, Nachname, Geburtsdatum und Anschrift sind für die Mitglieder­liste nach BGB §72 erforderlich.
• Mitgliedschafts­art – ordentlich, fördernd, jugendlich, Familien­mitgliedschaft. Optional ein Feld für die Eingangs­abteilung (z. B. „Fußball-Jugend U13“).
• Beitrags­zustimmung – Hinweis auf die geltende Beitrags­ordnung und die aktuellen Beitrags­sätze, Bestätigung der Kenntnis­nahme der Satzung.
• SEPA-Mandat-Block – IBAN, BIC, Mandats­referenz, Unterschrift zum Lastschrift­einzug. Optional zum Ankreuzen, weil manche Mitglieder per Über­weisung zahlen wollen.
• Datenschutz-Einwilligung – Kenntnisnahme der Datenschutz­erklärung, separate Einwilligung in Newsletter und Foto­veröffent­lichung.
• Sonder­block für Minderjährige – Unterschrift beider Erziehungs­berechtigter, Geburts­datum prüfen, Hinweis auf Einwilligung in Foto­aufnahmen nach Art. 8 DSGVO bei Kindern unter 16.

So füllst du das Formular aus

1. Vereins­kopf personalisieren. Vereinsname, Anschrift, Bankdaten, Telefon des Mitglieder­warts. Die Felder mit Platzhaltern sind so platziert, dass ihr nur einen Stempel braucht.
2. Beitrags­ordnung als Anhang beilegen. Die Satzung selbst regelt meist nur die Pflicht zur Beitrags­zahlung – die konkreten Höhen stehen in einer separaten Beitrags­ordnung. Diese muss der Antrag­steller kennen, sonst ist die Beitrags­zustimmung anfechtbar.
3. Mit Vorstands­beschluss aufnehmen. Nach Eingang des Antrags muss der Vorstand laut Satzung über die Aufnahme entscheiden – meist innerhalb von vier Wochen. Eine schriftliche Aufnahme­bestätigung schicken: Datum der Aufnahme, Mitglieds­nummer, erste Beitrags­fälligkeit.
4. In die Mitglieder­liste eintragen. Pflicht nach BGB §72: Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Wohnort. Die Liste muss laufend geführt werden und ist bei Verlangen jedem Mitglied zugänglich – allerdings nicht unbeschränkt: berechtigtes Interesse muss vorliegen, etwa für Mitglieder­anträge zur JHV.
5. SEPA-Mandat dokumentieren. Original aufbewahren, in der Vereins­software die Mandats­referenz und das Datum der Unterschrift erfassen. Vor dem ersten Einzug die Pre-Notification per E-Mail oder Brief verschicken.

Sonderfall: Minderjährige Mitglieder

Im Vereins­alltag besonders relevant – Sport-, Musik-, Pfadfinder­vereine bestehen oft mehrheitlich aus Jugendlichen. Rechtliche Besonderheiten:

• Bis 7 Jahre – Geschäfts­unfähig nach BGB §104. Eltern unterschreiben den Antrag stellvertretend, das Kind wird Mitglied.
• 7 bis 18 Jahre – beschränkt geschäfts­fähig. Eltern müssen dem Antrag zustimmen (BGB §107). Beide sorge­berechtigten Eltern­teile müssen unterschreiben, sonst ist die Aufnahme schwebend unwirksam.
• Stimmrecht in der JHV – meist erst ab 18 oder ab 16 (regelt die Satzung). Jugendliche unter dieser Grenze haben Anwesenheits­recht, aber kein Stimmrecht. Wahlrecht ins Vorstands­amt regelt ebenfalls die Satzung.
• Datenschutz-Einwilligung – nach Art. 8 DSGVO können Kinder ab 16 selbst in die Verarbeitung ihrer Daten für Online-Dienste einwilligen, jüngere Kinder brauchen die Einwilligung der Eltern. Bei Foto­aufnahmen zur Vereinszeitung oder Website immer Eltern­einwilligung einholen.

Aufnahme ablehnen – wie geht das rechtssicher?

Vereine haben grundsätzlich ein Recht auf Aufnahme­auslese – sie müssen nicht jeden Antrag­steller akzeptieren. Aus der Vereins­autonomie heraus dürfen Aufnahme­anträge ohne Begründung abgelehnt werden, allerdings nicht willkürlich und nicht aus diskriminierenden Gründen. Die wichtigsten Grenzen:

• Allgemeines Gleichbehandlungs­gesetz (AGG) – eine Ablehnung wegen Geschlecht, Herkunft, Religion, Behinderung, Alter oder sexueller Identität ist unzulässig. Bei Verbands­vereinen, die ein faktisches Monopol haben (Sport­fach­verband), ist die Aufnahme­pflicht enger.
• Monopol­vereine mit Aufnahme­pflicht – wenn der Verein der einzige Anbieter einer Leistung in der Region ist (etwa ein lokaler Tennis­verein in einem Dorf), kann eine Aufnahme­pflicht bestehen. Bundes­gerichts­hof hat das mehrfach bestätigt.
• Ablehnung kommunizieren – schriftlich, ohne Begründung, freundlich. Der ursprüngliche Antrag wird zurück­gegeben, das SEPA-Mandat vernichtet (oder nie eingezogen). Daten­schutz-Vorgabe: alle erhaltenen Daten innerhalb von vier Wochen löschen, sofern nicht der Verein noch Belege archivieren muss.
• Wider­spruchs­frist – bei Vereinen mit Vereins­gerichts­barkeit (oft im Sport, Kultur) kann der Antrag­steller den Beschluss anfechten. Im zweiten Schritt ist der ordentliche Rechtsweg eröffnet.

Praxis­tipp: dokumentiert die Aufnahme- und Ablehnungs­beschlüsse im Vorstands­protokoll – Datum, einstimmig oder mit X Stimmen, ggf. Begründung. Das erleichtert spätere Klärungen und ist bei Vereinsregister-Prüfungen nützlich.

Rechtliche Hinweise

Der Aufnahme­antrag ist nach Vereins­recht kein vorgeschriebener Vertrag, hat aber in der Praxis die Funktion eines Anbieters: das künftige Mitglied bietet seinen Eintritt an, der Verein nimmt durch Vorstands­beschluss an. Wichtige Rechts­quellen:

• BGB §38 – Mitgliedschaft ist nicht übertragbar und unter Lebenden nicht vererblich.
• BGB §72 – Pflicht des Vorstands, eine Mitglieder­liste zu führen.
• BGB §107 – Zustimmung des gesetzlichen Vertreters bei Minder­jährigen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertrags­erfüllung als Rechts­grundlage für die Daten­verarbeitung im Rahmen der Mitgliedschaft.
• Art. 8 DSGVO – Sonder­regelung für Kinder bei Einwilligungen.
• SEPA-Rulebook – formelle Anforderungen an das Lastschrift­mandat.

Achtet darauf, dass Datenschutz-Einwilligungen separat ausgewiesen sind, nicht im gleichen Häkchen wie die Beitrags­zustimmung. Eine pauschale Einwilligung („Ich stimme der Aufnahme und allen Daten­verarbeitungs­zwecken zu“) ist nach Art. 7 DSGVO ungültig – die Einwilligung muss „informiert“ und „getrennt von anderen Sach­ver­halten“ erteilt werden.