DSGVO-Checkliste für Vereine

Die 12 Pflichten, die jeder Verein abhaken muss. Stand April 2026.

1. 01

   Verzeichnis Verarbeitungstätigkeiten (VVT) anlegen

   60 Min einmalig, 30 Min/Jahr

   Tabelle mit allen Datenkategorien, Zwecken, Empfängern und Aufbewahrungsfristen. Excel-Vorlage reicht. Pflicht nach Art. 30 DSGVO.

   Erledigt am __________ durch __________
2. 02

   AVV mit jedem Software-Anbieter abschließen

   10 Min pro Anbieter

   Vereinssoftware, E-Mail-Versand-Tools, Cloud-Speicher, Hosting. Alle, die Daten in eurem Auftrag verarbeiten. Online-Akzeptanz reicht.

   Erledigt am __________ durch __________
3. 03

   Datenschutzerklärung auf Vereins-Website prüfen

   1 Std

   Pflicht nach Art. 13. Inhalt: Verantwortlicher, Zwecke, Speicherdauer, Rechte. Generator von eRecht24 oder Anwalt.

   Erledigt am __________ durch __________
4. 04

   Cookie-Banner DSGVO + TDDDG-konform

   30 Min

   Einwilligung VOR Nicht-Essential-Cookies. Klar reject-baren Button. Speicherung der Einwilligung dokumentiert.

   Erledigt am __________ durch __________
5. 05

   TOM dokumentieren

   60 Min

   Technisch-organisatorische Maßnahmen: TLS, Backups, 2FA, Zugangskontrolle. Als interne Notiz reicht.

   Erledigt am __________ durch __________
6. 06

   Auftragsverarbeitungs-Antwort-Workflow definieren

   30 Min

   Wer reagiert auf Auskunfts-/Löschanfragen? Mit 1-Monats-Frist. E-Mail-Vorlage vorbereitet.

   Erledigt am __________ durch __________
7. 07

   Lösch-Konzept dokumentieren

   45 Min

   Buchungen 10 Jahre (HGB), nach Austritt Anonymisierung. Konkrete Zeit-Trigger im System hinterlegt.

   Erledigt am __________ durch __________
8. 08

   2FA für alle Vorstandskonten aktivieren

   15 Min pro Account

   Im Vereinssoftware-Tool, im Mail-Konto, im Cloud-Speicher. Authenticator-App empfohlen.

   Erledigt am __________ durch __________
9. 09

   Datenpannen-Notfallplan

   20 Min

   Wer wird informiert? Welche Behörde? 72-Stunden-Meldepflicht nach Art. 33. Kontakte griffbereit.

   Erledigt am __________ durch __________
10. 10

    Mitglieder über ihre Rechte informieren

    10 Min Vorbereitung

    In der nächsten JHV: kurze Info zu Auskunft, Löschung, Berichtigung. Auch im Mitglieder-Newsletter.

    Erledigt am __________ durch __________
11. 11

    Datenschutzbeauftragten benennen (sofern Pflicht)

    Recherche 1 Std

    Pflicht ab 20 Personen, die regelmäßig Daten verarbeiten. Externe DSB ab ca. 1.500 €/Jahr.

    Erledigt am __________ durch __________
12. 12

    Jährliche DSGVO-Review im Vorstand

    30 Min/Jahr

    Tagesordnungspunkt einmal im Jahr: VVT aktualisieren, AVV-Liste prüfen, neue Datenpannen?

    Erledigt am __________ durch __________