AGM template: agenda & minutes

This template covers invitation, agenda, resolution log and voting record. It follows the requirements of BGB §32. Print it, fill it in and use it as a backup at your next AGM.

1. Einladung zur Jahreshauptversammlung

Die Einladung muss fristgerecht nach Satzung versendet werden — typisch zwei bis vier Wochen vor dem Termin. Form: schriftlich, gegen Empfangsbestätigung, oder per E-Mail wenn die Satzung das zulässt.

Pflichtinhalt: Datum, Uhrzeit, Ort, Tagesordnung, Hinweis auf Antragsrecht der Mitglieder, Hinweis auf Stimmrechts­regelung.

2. Tagesordnung — Standard-Aufbau

1. Begrüßung und Feststellung der Beschlussfähigkeit
2. Genehmigung der Tagesordnung
3. Genehmigung des Protokolls der letzten JHV
4. Berichte: 1. Vorsitzender · Kassenwart · Schriftführer · Kassenprüfer
5. Aussprache zu den Berichten
6. Entlastung des Vorstands
7. Wahlen (sofern Wahlperiode ausläuft)
8. Beitragsfestsetzung für das kommende Jahr
9. Anträge der Mitglieder (Frist beachten!)
10. Sonstiges
11. Schlusswort

3. Beschluss-Liste (während der JHV ausfüllen)

Pro Beschluss die folgenden Felder dokumentieren — wichtig für die rechtliche Absicherung:

• Lfd. Nummer + Datum
• Wortlaut des Antrags
• Abstimmungs­ergebnis: Ja, Nein, Enthaltung
• Anzahl Stimmen je Kategorie
• Beschluss angenommen / abgelehnt

4. Wahl-Protokoll

Bei jeder Wahl mindestens dokumentieren: Vorschlag, Annahme­bereit­schaft des Kandidaten, Wahlmodus (offen, geheim), Ergebnis (Stimmen für/gegen, gewählt mit X Stimmen).

Wichtig: Bei mehreren Kandidaten für ein Amt: geheime Wahl ist Pflicht, sobald ein Mitglied das verlangt.

5. Protokoll-Pflichtangaben (BGB §32)

• Ort, Datum, Beginn, Ende der Versammlung
• Versammlungs- und Protokollführer
• Anzahl anwesender stimmberechtigter Mitglieder
• Tagesordnung (vollständig, mit Reihenfolge wie behandelt)
• Wesentliche Diskussions­inhalte (Stichworte reichen)
• Alle Beschlüsse mit Abstimmungs­ergebnissen
• Unterschrift Versammlungs­leiter + Protokoll­führer

6. Nach der JHV

1. Protokoll innerhalb 4 Wochen finalisieren
2. An alle Mitglieder versenden (per E-Mail oder Post)
3. Im Vereinsbüro archivieren — 10 Jahre Aufbewahrung
4. Bei Vorstands­wechsel: Eintragung beim Amtsgericht (Verein­s­register)
5. Bei Satzungs­änderungen: notarielle Beglaubigung + Amtsgericht-Eintragung

Diese Vorlage ist Orientierung, kein Rechtsrat. Eure Satzung kann abweichende Regeln vorsehen — die hat Vorrang. Im Zweifel Vereins-Anwalt fragen oder im DSGVO-Leitfaden nachlesen.